Miljöledning i staten
Frågor och svar om rapporteringen Miljöledning i staten för år 2023
Här får du svar på vanliga frågor om den årliga rapporteringen inom Miljöledning i staten.
Sidan vänder sig till
Till dig som arbetar med miljöledning på myndighet som omfattas av förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter.
Bra att veta
Rapporteringssystemet är öppet under perioden 12 januari till 22 februari 2024.
Allmänt om rapporteringen
A1. Hur kontrollerar jag vem som är registrerad som kontaktperson för vår myndighet? Hur byter man kontaktperson?
Kontakta miljoledning@naturvardsverket.se för kontroll och eventuellt byte av myndighetens kontaktperson i Naturvårdsverkets rapporteringssystem.
A2. När öppnar rapporteringssystemet för registrering av uppgifter och när senast ska rapporten skickas in?
Systemet öppnar 12 januari 2024. Information om när systemet öppnar skickas till myndigheternas kontaktpersoner för miljöledning i staten inför att systemet öppnar. För verksamhetsåret 2023 är det 22 februari 2024 som gäller för inlämning av myndighetens årsredovisning och miljöledningsrapport till departementet. Samma datum gäller för inlämningen av miljöledningsrapporten digitalt via rapporteringsverktyget till Naturvårdsverket. Myndighetschefen ska skriva under miljöledningsrapporten som lämnas till departementet, underskrift behövs ej för rapporteringen till Naturvårdsverket.
A3. Var hittar jag systemet och hur får jag inloggningsuppgifter?
Länk till rapporteringssystemet publiceras på Naturvårdsverkets webbsida:
Årlig rapportering för miljöledning i staten
Enbart den som vid Naturvårdsverket och i rapporteringssystemet är registrerad som kontaktperson för myndigheten kan logga in i systemet. Kontaktpersonen får vid påbörjad inloggning en PIN-kod som används för att komma in i systemet.
A4. Kan man börja registrera uppgifter i miljöledningsrapporten, via webbgränssnittet och spara för att fortsätta vid ett senare tillfälle?
Ja, det går att påbörja registreringen och spara för att återkomma vid ett senare tillfälle för att fortsätta att registrera.
A5. Hur vet jag vilken information som ska rapporteras?
I bilagan till förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter framgår vad som ska rapporteras. På Naturvårdsverkets webbsida Årlig rapportering för miljöledning i staten finns en användarvägledning för rapporteringssystemet och mall för den myndighetsrapport som genereras ur systemet. I användarvägledningen återfinns alla frågor i rapporteringssystemet inklusive bilder. En ny version publiceras årligen senast när rapporteringssystemet öppnar i januari. Frågorna finns även i Word-mallen.
A6. Om fälten i webbformuläret inte räcker till att skriva i kan man hänvisa till bilagor, t.ex. till texter i årsredovisningen så att man inte behöver redovisa dubbelt?
Nej, all information som ska rapporteras enligt bilagan till miljöledningsförordningen ska registreras i webbformulärets svarsfält och ingå i den miljöledningsrapport som genereras ur systemet. Fritextfälten kan maximalt innehålla 4 000 tecken.
Inledande avsnitt om miljöledning
B1. Vad är det för skillnad mellan kraven enligt EMAS jämfört med ISO 14001?
För att kunna skapa en öppen dialog och ökad trovärdighet ska organisationer som är registrerade enligt EMAS publicera en årlig miljöredovisning där de kommunicerar sin miljöprestanda. Kraven på extern kommunikation går därmed längre än de som ställs enligt ISO 14001.
De behöriga registerorganen (i Sverige är det Naturvårdsverket) för EMAS fungerar som ytterligare en kontrollinstans i och med att de ska godkänna registreringarna.
Inom EMAS finns för vissa ekonomiska sektorer sektorspecifika referensdokument. Dessa referensdokument beskriver bland annat bästa miljöpraxis och sektorspecifika indikatorer som skall beaktas i miljörapportering. Mer information om sektorspecifika referensdokument finns på kommissionens EMAS webbsida.
Se även:
B2. Vad avses med annat erkänt system för miljöcertifiering?
Med detta avses till exempel Miljödiplomering. Till skillnad från ISO 14001 och EMAS ställer till exempel Miljödiplomering inte krav på tredjepartsgranskning av ackrediterad revisor.
B3. Vilket alternativ ska vi rapportera om myndigheten är ISO 14001-certifierad och miljödiplomerad (vi finns på flera orter)?
Välj alternativet att ni både är certifierade enligt ISO och enligt annat erkänt system. Kommentera gärna detta i fråga 11. Kommentar om del 1 i redovisningen. Där kan ni till exempel redovisa vilken del av organisationen som är ISO-certifierad respektive certifierad enligt annat system.
B4. Om man har delat upp arbetet med att uppdatera miljöutredningen över två år, till exempel 2023 och 2024, vilket år ska man ange i fråga 3?
Det är året när miljöutredningen beslutas som ska registreras. En beskrivning av upplägget kan läggas in i fråga 11. Kommentar om del 1 i redovisningen.
B5. Ska upphandling hanteras som direkt eller indirekt miljöpåverkan?
Myndigheten får själv avgöra om man vill rapportera aktiviteter, mål, åtgärder och måluppfyllelse avseende miljökrav i upphandling som direkt eller indirekt miljöpåverkan.
B6. Varför ska vi kategorisera våra mål, vilket är en nyhet i rapporteringssystemet för år 2023?
Det är en sorteringsfråga för att underlätta för Naturvårdsverket att följa upp myndigheternas redovisningar.
B7. Kan ni ge bra exempel på mätbara mål för miljökrav i upphandling?
Mätbarheten uttrycks ofta i procent. En myndighet kan ha som målsättning att öka det ekonomiska värdet av registrerade upphandlingar och avrop med miljökrav av det totala värdet av upphandlingar och avrop per år (där det är relevant att ställa miljökrav).
B8. Vi har långsiktiga mål och delmål. De långsiktiga målen kan vara svåra att mäta med nyckeltal, hur bör man göra?
Det går bra att sätta långsiktiga mål men den årliga uppföljningen underlättas av att de kompletteras med delmål som är ettåriga och mätbara. Om möjligt utarbetas indikatorer, nyckeltal, för årlig uppföljning och redovisning av måluppfyllelsen för delmålen. När delmålen är uppfyllda görs en samlad bedömning om det långsiktiga målet därmed är uppfyllt.
B9. Om myndigheten har satt mål för aktiviteter som inte har betydande miljöpåverkan, ska dessa mål räknas med vid bedömningen av måluppfyllelsen?
Rapporteringen avser de mål som är kopplade till de aktiviteter som har betydande miljöpåverkan.
B10. Kan vi koppla våra egna mål till de nationella miljömålen och FN:s globala mål för hållbar utveckling i rapporteringen?
Ja, myndigheten kan med fördel koppla sitt miljöledningsarbete till miljökvalitetsmålen, generationsmålet och/eller de globala målen för hållbar utveckling. Om det inte fungerar att lägga in i svarsfälten där målen redovisas kan beskrivningen läggas i fråga 11. Kommentar om del 1 i redovisningen.
Tjänsteresor och övriga transporter
Förutom nedanstående frågor och svar finns även frågor och svar om Naturvårdsverkets Klimatreseverktyg/schablonmall (Excelfil) i verktygets användarvägledning.
C1. Hur definieras en tjänsteresa?
En tjänsteresa är en resa mellan punkt A, oftast tjänstestället, till punkt B och tillbaka, där den resande ska utföra en arbetsuppgift vid punkt B eller vid punkt B delta vid ett arrangemang på myndighetens uppdrag. Mer om tjänsteresor, se:
C2. För vilka tjänsteresor och övriga transporter ska utsläppen beräknas och rapporteras?
Utgångspunkten är att utsläpp från färdmedel och arbetsmaskiner som myndigheten finansierar redovisas eftersom myndigheten har rådighet över dessa och kan påverka exempelvis vilka miljökrav som ställs, till exempel val av färdmedel eller arbetsmaskin. Det innebär att, utöver utsläpp från den egna personalens användande av färdmedel och arbetsmaskiner, bör även de utsläpp redovisas som genereras av andra när dessa utför uppdrag åt myndigheten, till exempel:
- Besökare (gästföreläsare, etc.)
- Entreprenörer.
- Konsulter.
I samband med överenskommelser mellan miljöledningsmyndigheter bör dessa komma överens om vem som rapporterar utsläpp för att undvika att de dubbelrapporteras.
C3. Finns det något hjälpmedel för beräkning av koldioxidutsläpp från tjänsteresor och transporter?
Ja, det finns ett Klimatreseverktyg, en schablonmall, på vår webbsida Årlig rapportering för miljöledning i staten som hjälp för beräkning av kilo koldioxidutsläpp enligt kraven om årlig rapporteringen av miljöledningsarbetets effekter. Se även verktygets användarvägledning på samma webbsida.
C4. Ska man rapportera utsläppsvärden beräknade med stöd av Klimatreseverktyget/schablonmallen eller uppgifter levererade av resebyrån?
Det är valfritt. Har man tillgång till mer specifik information, som till exempel resebyråns värden, kan de vara att föredra. Dock är det viktigt att kontrollera vad deras värden står för, är det livscykelvärden eller enbart bränsleanvändning, vilka växthusgaser som ingår och om höghöjdseffekten är medräknad när det gäller flyg. Enligt miljöledningsförordningen är det koldioxidutsläpp som ska redovisas. När det gäller utsläpp från taxiresor bör man också kontrollera hur de har beräknats.
Det är viktigt att redovisa så korrekt statistik som möjligt. Eventuella skillnader mellan åren förklaras i rapporteringssystemets frågor 1.4–1.6.
C5. Kan man kombinera olika beräkningssätt för utsläpp, till exempel uppgifter från resebyrå och framräknade med stöd av Klimatreseverktyget?
Ja, det är möjligt men ange i rapporteringssystemets fråga 1.5 och 1.6 hur uppgifterna är framtagna och vilka uppföljningsmått svaren är baserade på.
C6. Är det några skillnader i kraven på rapporteringen av koldioxid avseende 2023 jämfört med förra rapporteringen?
Nej, rapporteringen av koldioxid är densamma som i rapporteringen av 2022 års miljöledningsarbete.
C7. Vilka är förändringarna i version 2023 av schablonmallen för beräkning av koldioxidutsläpp från tjänsteresor och övrig bränsleanvändning? Hur påverkar de årliga uppdateringarna möjligheten att jämförbara koldioxidutsläppen mellan åren?
I 2023 års version av verktyg finns några nya kategorier, utsläpp från arbetsmaskiner kan nu beräknas utifrån förbrukning av Jet A1 (flygbränsle) och El. För spårtrafik har kategorin Dieseltåg i Europa tillkommit. Dessutom har två inrikes flyglinjer lagts till, Stockholm–Visby och Stockholm–Umeå. För mer information om förändringar i verktyget jämfört med den version av verktyget som användes vid föregående miljöledningsrapportering, se sidan 10 i rapporten:
Verktyg för beräkning av resors klimatpåverkan (pdf)
För att beräkna utsläppen ett visst år är rekommendationen är använda den version av klimatreseverktyget/schablonmallen som gällde för detta år dvs. inte använda den senaste versionen för att beräkna utsläppen tidigare år. Anledningen är att respektive version av verktyget bygger på beräkningar utifrån då gällande beläggningsgrader för kollektiva transportmedel, bränsleblandningar etc.
C8. Hur gör man om resebyrån levererar koldioxidutsläpp från flyg som inkluderar höghöjdseffekten? Hur stor del av flygets klimatpåverkan beror på höghöjdseffekten?
Finns höghöjdsfaktorn med i beräkningarna av utsläppen kommenteras detta under fråga 1.4 i rapporteringssystemet.
Flygavgasernas utsläpp av vattenånga, kväveoxider och partiklar på hög höjd, mer än 8000 meter, beräknas nära nog fördubbla flygets totala klimatpåverkan. För en enskild flygresa kan höghöjdseffekten vara betydligt högre. Även biojetbränslen medför höghöjdseffekter. Höghöjdseffekter är mycket svårberäknade eftersom det är naturvetenskapligt mycket komplexa samband och storleken på effekten varierar mycket utifrån de fysikaliska omständigheterna (”vädret”) där och då, tid på dygnet (flyg i dagsljus ger en lägre höghöjdseffekt) etcetera. Mer kunskap behövs om höghöjdseffekter.
Majoriteten av inrikesflygningarna i Sverige sker inte på de höga höjder som krävs för att höghöjdseffekter ska uppstå. Undantaget är riktigt långa direktlinjer som till exempel Arlanda–Kiruna.
C9. Om man har bytt resebyrå och den nya resebyrån använder andra emissionsfaktorer vid beräkning av utsläpp, kan man göra ändringar i föregående års utsläppssiffror så att det går att följa utvecklingen bakåt?
Nej, tidigare års rapporterade utsläppssiffror kan inte ändras i Naturvårdsverkets system. I kommentarerna till årets rapporterade uppgifter redovisas att man har använt sig av nya beräkningsmetoder vilket förklarar skillnaden mellan åren.
C10. Om resor är till exempel serviceenhetens resor för att hämta paket eller liknande, räknas det som en tjänsteresa?
I detta fall används fordonet som ett arbetsredskap i verksamheten för transport och denna klassas inte som en tjänsteresa. Utsläppet redovisas under kategorin Maskiner och övriga fordon.
C11. Ska utsläpp från fordon eller annat färdmedel redovisas i de fall myndighetens personal utför sitt uppdrag genom att följa med under ordinarie drift eller verksamhet med avsikt att kontrollera hur fordonet eller färdmedlet framförs alternativt används, eller för att bistå ordinarie personal vid framförandet?
I sådana fall bör inte utsläpp redovisas i rapporteringssystemet. Fordonet eller färdmedlet används då inte för en tjänsteresa eller som myndigheten egna verktyg vid tjänsteutövning. Vi bedömer att myndigheten i dessa fall inte har någon rådighet över omständigheter som påverkar utsläppen, till exempel val av fordon, färdmedel eller bränsle. Exempel är Transportstyrelsens kontroll av flygplansbesättning vid framförande av flygplan under ordinarie flygning, eller Sjöfartsverkets lotsning ombord på fartyg. Däremot bör koldioxidutsläppen för resan till och från ett sådant tjänsteuppdrag redovisas.
C12. Kan ni ange en generell omräkningsfaktor från koldioxidekvivalenter till kilogram koldioxidutsläpp?
Nej, vi tillhandahåller inte en sådan på grund av att omräkningsfaktorn varierar för olika typer av färdmedel och resealternativ.
Energianvändning
D1. Vilka lokaler bör omfattas av myndighetens redovisning av energianvändning i lokaler i den årliga miljöledningsrapporteringen (fråga 2.1a och b) och vad gäller när verksamhet läggs ut på en annan verksamhetsutövare?
Den grundläggande förutsättningen är att myndigheternas rapportering av energianvändningen för lokaler avgränsas till sådana där Atemp uppfylls.
Vad är Atemp för något? (boverket.se)
Lokaler som bör inkluderas i denna del av redovisning är:
- Lokaler där myndigheten bedriver verksamhet inom ramen för sitt ordinarie uppdrag, till exempel kontor, lager, verkstäder eller utställningslokaler.
- Lokaler som myndigheten äger, hyr, hyr ut eller förvaltar om ingen annan miljöledningsmyndighet rapporterar energianvändningen för dessa lokaler. Dubbelrapportering undviks genom att berörda myndigheter kommer överens om vilken myndighet som redovisar energianvändning och golv area.
- För verksamhet som är en förutsättning för att myndigheten ska kunna fullgöra sitt ordinarie uppdrag och som myndigheten har lagt ut på en annan verksamhetsutövare i den verksamhetsutövarens lokaler, till exempel IT-drift, serverhallar, etc., kan redovisningen avgränsas till den verksamhetsel som används för utrustningen. Myndighetens ”andel” av energianvändningen redovisas i de fall även andra organisationer nyttjar samma utrustning. Undantag gäller i de fall myndigheter har sin IT-drift hos Försäkringskassan, se fråga D3.
D2. Är myndighetens elanvändning i serverhallar hos externa leverantörer att betrakta som indirekt påverkan på miljön, till skillnad från myndighetens egen energianvändning för lokaler, IT-utrustning etc. Eller ska även denna elförbrukning ses som direkt miljöpåverkan?
Det bör ses som direkt miljöpåverkan och myndigheten rapporterar denna energianvändning (se undantag i fråga D3).
D3. Hur ska de myndigheter som har sin IT-drift hos Försäkringskassan rapportera energianvändningen för IT-driften?
Försäkringskassan samordnar ett antal myndigheter inom Samordnad säker statlig IT-drift. Försäkringskassan rapporterar energianvändningen för den IT-drift de tillhandahåller som en tjänst till dessa myndigheter. Både Försäkringskassan och de anslutna myndigheterna kommenterar detta i rapporteringssystemets fråga 2.6. Myndigheter som Försäkringskassan levererat IT-drift till år 2023:
- Pensionsmyndigheten (PM) – datacentertjänst
- Statens Servicecenter (SSC) – datacentertjänst, plattformstjänster och arbetsplatstjänster
- Barnombudsmannen (BO) – arbetsplatstjänster
- Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) – datacentertjänst och arbetsplatstjänster
- Haverikommissionen (SHK) – arbetsplatstjänster
- Myndigheten för familjerätt och föräldraskapsstöd (MFOF) - arbetsplatstjänster
- Myndigheten för delaktighet (MFD) - arbetsplatstjänster
- Myndigheten för vård och omsorgsanalys (VOA) – arbetsplatstjänster
- E-hälsomyndigheten (EHM) – datacentertjänst och arbetsplatstjänster
- Statens Tjänstepensionsverk (SPV) - datacentertjänst och arbetsplatstjänster
D4. Vem ska rapportera energianvändningen när en myndighet hyr lokaler av en annan myndighet?
Det är i regel den myndighet som hyr lokaler av en annan myndighet som rapporterar energianvändningen, inklusive lokalytan under basuppgifter under förutsättningar att lokalen uppfyller Atemp. Exempelvis den som hyr lokaler av Statens fastighetsverk rapporterar energianvändningen för dessa lokaler. Kom ihåg att uppdatera myndighetens lokalyta med motsvarande kvadratmeter. Uppgifter om energianvändningen kan inte erhållas från Naturvårdsverket. Om myndigheten inte har möjlighet att rapportera energianvändningen för lokaler som hyrs, kommentera detta i rapporteringssystemets fråga 2.6 b. Säkra att det inte sker någon dubbelrapportering.
D5. Ska länsstyrelserna eller Naturvårdsverket redovisa verksamhetsel respektive fastighetsel från statliga naturum i nationalparker?
Det är länsstyrelserna som redovisar verksamhetsel och fastighetsel/värme/kyla för de fastigheter som sköts om för Naturvårdsverkets räkning. Börja i tid med insamling av dessa uppgifter eftersom det kan ta tid att få in dem och de kan kräva en viss bearbetning. Notera i fritextsfält i fråga 2.6 om siffrorna skiljer sig från tidigare år.
D6. Hur gör man när verksamheter försvinner eller tillkommer över tiden?
Rapportera som vanligt och kommentera, i fråga 2.6, den aktuella förändringen, att verksamheter tillkommit eller avvecklats.
D7. Hur räknar man ut energianvändningen för lokaler när man hyr en del av en större yta och energianvändningen ingår i hyran?
Det bästa är att installera separata mätstationer i lokalen men om det bara finns en mätning för hela lokalytan går det att uppskatta sin del energianvändningen utifrån antalet kvadratmeter. Är det en väldigt liten del av myndighetens totalyta kan den undantas eller uppskattas. Kommentera hur ni har gått till väga i rapporteringssystemets fråga 2.6 b om man har luckor i informationen eller i fråga 2.7 hur informationen har tagits fram.
D8. Ska vi räkna fastighetsägarens ytor det vill säga allt eller bara ytorna som vi jobbar i?
När det handlar om verksamhetsel så gäller bara era egna ytor, handlar det om fastighetsel, värme och kyla bör er rimliga andel för gemensamma ytor så som till exempel trapphus med mera inkluderas i redovisningen. Ytan för vilken byggnadens energianvändning ska rapporteras definieras av Atemp.
D9 Vad ska rapporteras i fråga 2.1 under energianvändning utanför lokaler?
Vissa myndigheter har energianvändning utanför lokaler till exempel energiförsörjning av fartyg som ligger vid kaj, laddning av eller motorvärmare för fordon, annan energiförsörjning av maskiner eller utrustning, med mera.
D10. Om fastighetsägaren har installerat solceller på myndighetens begäran räknas det som om vi producerar egen el eller ej?
Om man som hyresgäst får ta del av elen och också varit med och fått till lösningen bör det kunna inkluderas. Ange gärna i fritextfältet Specificera typ av energi att det är fastighetsägarens installation men att ni varit med och påverkat processen.
D11. Lärosäten som hyr ut bostäder i andra hand till studenter, gästforskare och andra, ska de redovisa energianvändningen för dessa?
Energianvändningen bör redovisas för dessa.
Miljökrav i upphandling
E1. Vad ingår i rapporteringen när det gäller upphandling?
I begreppet offentlig upphandling ingår alla varor och tjänster som en offentlig aktör anskaffar. I rapporteringen ska upphandlingar med avtal tecknade under det år som rapporteringen avser tas med. I rapporteringen efterfrågas totalt antal upphandlingar respektive antal med miljökrav samt totala upphandlingsvärdet respektive värdet med miljökrav. Det som ska ingår i rapporteringen är:
- Avrop från statliga ramavtal totalt respektive de som innehåller miljökrav och/eller där egna miljökrav har ställts i avropet (alternativt beställningar på ramavtal om man har system för att ta fram den uppgiften).
- I de fall myndigheten har tecknat egna ramavtal ska inte värdet av hela avtalet rapporteras utan de faktiska avropen mot ramavtalet. Undantag gäller då flera små avrop görs mot ramavtalet, då kan ramavtalsvärdet utslaget per år, och värdet för aktuellt verksamhetsår rapporteras.
- Direktupphandlingar (tas med om möjligt, uppgifter bör åtminstone finnas för direktupphandlingar med dokumentationsplikt, över 100 000 kr).
E2. Kan man ställa miljökrav vid konsultupphandlingar/konsulters resande?
För att ett miljökrav ska vara proportionerligt ska det fylla ett syfte och vara knutet till kontraktsföremålet. Ska man göra en upphandling av tjänster bör först en bedömning göras om tjänstens utförande innebär någon miljöpåverkan. I vissa fall kan det vara relevant att ställa miljökrav, exempelvis vid transport-, städ- och bevakningstjänster, medan typiska ”intellektuella tjänster” många gånger har en marginell direkt miljöpåverkan.
E3. Om man avropar från de statliga avtalen är energikrav ställda då?
Ramavtalen omfattar både varor och tjänster. Generellt ska de innehålla Upphandlingsmyndighetens baskrav när det är relevant, men detta är inte alltid möjligt av olika skäl. Krav kan ställas vid förnyad konkurrensutsättning. Man ska egentligen gå igenom varje avtalsområde för att se om energikrav har ställts. Ett exempel på område där energikrav ställs är för användarnära IT-produkter.
E4. Ska myndigheten gå igenom alla direktupphandlingar och redogöra för i vilka direktupphandlingar som miljökrav ställts?
Direktupphandlingar tas med i den omfattning man har möjlighet att få fram information. Uppgifter bör finnas för direktupphandlingar med dokumentationsplikt, dvs. över 100 000 kr. Ange i fritextfältet vilka direktupphandlingar som ingår och vilka avgränsningar som gjorts. Uppgifter om antal och värde av direktupphandlingar kan finnas i upphandlingssystem, diariesystem etc., stäm av med den egna upphandlingsfunktionen.
Stickprov kan också göras i de fall man måste uppskatta värdet av direktupphandlingar. En beskrivning av hur uppskattningen har gjorts ska redovisas i e-tjänstens fråga 3.6 Hur är uppgifterna framtagna?
E5. Hur avgör man om man ska nöja sig med miljökraven ställda i ramavtalet eller ställa krav utöver det, finns det någon regel för detta?
Det är myndigheten själv som avgör. Det kan bero på till exempel vilken ambitionsnivå man har, hur stort avrop man gör och vilka resurser man har. Det kan finnas skrivningar i myndigheters regleringsbrev och instruktioner som ger mer vägledning för hur myndigheten bör agera i sina anskaffningar.
E6. Var hittar jag information om miljökrav i statliga ramavtal och om det går att ställa ytterligare miljökrav vid avrop?
Information om miljökrav i statliga ramavtal och möjligheten att ställa ytterligare miljökrav finns i vägledningsdokument och kravkatalog för varje ramavtal på:
I ramavtal kan de finnas olika produkt- respektive tjänstegrupper och möjligheten att ställa miljökrav kan se olika ut för dessa. Är det rangordnat ramavtal så är alla krav redan ställda, det går inte att lägga till något. Vid förnyad konkurrensutsättning kan krav läggas till.
E7. Ska man rapportera avrop från statliga ramavtal även om man som myndighet inte har ställt miljökrav utöver de som finns i ramavtalet?
Ja, det är först vid avrop mot ett ramavtal som miljökraven i ramavtalet ställs i praktiken. Det kan finnas ramavtal som det aldrig sker några avrop mot.
E8. Bör man alltid ställa krav på miljöledningssystem hos leverantör?
Ett miljöledningssystem är ett ambitiöst åtagande som är lämpligt att ställa krav på vid upphandlingar där miljöpåverkan är av stor betydelse, men kan vara oproportionerligt om syftet endast är att lyfta fram vissa utpekade aspekter av systematiskt miljöarbete. Om målsättningen är att ställa krav utifrån vissa särskilda utpekade villkor för miljöarbete kan därför reglerna för en leverantörs tekniska kapacitet för miljöskyddsåtgärder 15 kap. 11 § punkten 8 LOU vara ett alternativt tillvägagångssätt.
Regler för miljöledningssystem och miljöledningsstandarder (upphandlingsmyndigheten.se)
E9. Om man i en upphandling ställer krav på miljöledningssystem (leverantörskvalificering) ska det rapporteras som miljökrav?
Ja, krav på att leverantörer ska ha miljöledningssystem ska redovisas som miljökrav i återrapporteringen.
Resfria/digitala möten (REMM)
F1. Var på REMM:s webbsida, remm.se, hittar man vägledning för mätning osv. om resfria/digitala möten?
På REMM:s hemsida under uppföljning finner man ett PM om mätning av digitala möten. I den redovisas hur man tar fram för statistik för några av de vanligaste använda verktygen. OM det är någon myndighet som har tagit fram stöd för andra plattformar än de som anges i REMMs PM får ni gärna höra av er till REMM.
F2. Vilka digitala möten ska redovisas?
Till digitala möten räknas videomöten och webbmöten på digitaliserade plattformar. Både externa och interna möten bör tas med i redovisningen.
Det är bara den myndighet som bjuder in till/är värd för mötet som registrerar och rapporterar in mötet, dvs. den som har genererat och skickat ut länken (inte alla enskilda deltagare).
F3. Hur ska man räkna antal digitala möten?
Använd helst data ur tekniska system. Ett möte rapporteras bara en gång, oberoende av antal deltagare. Om användningen levereras i minuter, använd en möteslängd på en timme/60 minuter som schablon för att beräkna antal möten.
Rapportera alla digitala möten oavsett om de ersätter ett fysiskt möte eller inte. Skälet är att det ofta är omöjligt eller svårt att avgöra om det digitala mötet har ersatt en resa. Om det är komplicerat att få fram uppgifter om antal digitala möten gör en uppskattning, det är bättre att än att inte redovisa alls. Myndigheten kan välja att redovisa en delmängd av totalantalet digitala möten, till exempel enbart möten med tre eller fler personer/uppkopplingar, välja bort möten kortare än t.ex. 30 sek (bl.a. test-uppkopplingar) etc. Avgränsningen kan göras till exempel utifrån vad som är lämpligt med avseende på uppföljning av myndighetens verksamhet eller mål. Beskriv i fritextfält i avsnittet Frivilliga frågor hur ni har räknat fram och avgränsat antalet digitala möten.
F4. Hur kan vi få med och beskriva satsningar på digitala möten och den förväntade positiva miljöpåverkan?
Arbetet med digitala möten kan beskrivas som mål och åtgärder för både direkt och indirekt miljöpåverkan. Indirekt innebär att möjliggöra för andra att delta digitalt, i stället för att resa, i möten som myndigheten arrangerar.
F5. Var kan vi som lärosäten berätta om våra lärplattformar där våra studenter sitter hemma och ingår i undervisning på distans?
Redovisa det i rapporteringssystemets del 1, indirekt miljöpåverkan. Se även frågan nedan.
F6. Universitet och högskolors distansundervisning - hur redovisas den? Inkluderas studenternas icke resande?
För rapporteringen av antalet digitala möten är det enbart de möten som är initierade av en anställd vid lärosätet som bör redovisas. Syftet för mötet är inte avgörande.
Studenters resor är inte tjänsteresor utan mer att jämföra med arbetsresor. Arbetsresor ingår inte i rapporteringen av miljöledning i staten. Distansundervisningen är dock exempel på positiv indirekt miljöpåverkan eftersom studenternas resande minskar.
F7. Hur ska man räkna fram antal tjänsteresor?
En tjänsteresa = En resa i tjänsten tur och retur. Med tur och retur avses en hel resa – dvs. från hemort/stationeringsort till slutmålet för resan och åter till hemort/stationeringsort - oavsett antal byten av färdmedel, transfer (t.ex. bil, buss, taxi till och från flygplats/tåg) och mellanlandningar. Kolla upp med resebyrån om de kan redovisa antal resor på detta sätt. Om det är svårt att få fram information om antal resor gör en uppskattning, det är bättre än att inte redovisa alls. Beskriv i fritextfält i avsnittet Frivilliga frågor hur ni har tagit fram uppgiften. Arbetsresor ska inte rapporteras - om arbetsresor, se:
F8. Varför är antal tjänsteresor intressant att räkna fram?
REMM använder indikatorn andel digitala möten i relation till antal resor för att bedöma hur långt myndigheter har kommit med digitaliseringen.
F9. Ska resor räknas per person, till exempel om flera personer befinner sig i samma transportmedel? Om flera personer åker till samma destination med samma resemedel blir det en resa eller en för varje person?
Det är antal personresor som ska rapporteras, dvs. en resa per person.
F10. Finns det någon schablon för att räkna ut antal bilresor?
Om det saknas information om antal tjänsteresor med bil och man endast har tillgång till totalantalet körda kilometer kan en grov schablon användas där 80 kilometer motsvarar en resa med bil dvs. en tur- och returresa.
F11. Ska man lämna blankt eller skriva in noll om man inte kan få fram uppgiften om antalet tjänsteresor?
Lägg in värdet 0 (noll) i de fall inga resor har genomförts och lämna fältet blankt i de fall information inte går att få fram. Kommentera detta i fritextfält under rubriken Förklaring till resultatet - antal digitala möten och antal tjänsteresor.
F12. Finns det några bra schabloner eller specifika beräkningar för att bedöma miljöpåverkan av digitala möten, i form av utsläpp, att ställa i relation till utsläppen från resor? Även internetinfrastrukturen har miljöpåverkan.
Det finns inga schabloner i dagsläget, men det finns livscykelanalyser gjorda av vissa system och under vissa förutsättningar. Ett exempel är Stockholms universitet som har jämfört klimatavtrycket (uttryckt i koldioxidekvivalenter, CO2e) vid ett digitalt möte och en flygresa till en konferens:
Digitala möten minskar klimatavtrycket upp till tusen gånger (su.se)
Mer information finns i denna presentation som finns på REMMs webbplats:
An environmental comparison of virtual meetings and travel (pdf, remm.se)
F13. Våra uppdrag har ändrats och vi redovisar betydligt fler resor nu än tidigare vilket gör att investeringarna i ny teknik för digitala möten inte märks i statistiken, hur ska vi tänka kring det?
Redogör för detta i e-tjänsten och förklara hur det påverkar den information ni redovisar.
F14. Hur gör man om man vill gå med i REMM?
Kontakta REMM. Kontaktuppgifter finns på: