Miljöledning i staten
Frågor och svar om rapporteringen Miljöledning i staten för år 2024
Här får du svar på vanliga frågor om den årliga rapporteringen inom Miljöledning i staten.
Sidan vänder sig till
Till dig som arbetar med miljöledning på myndighet som omfattas av förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter.
Bra att veta
Rapporteringssystemet är öppet under perioden 13 januari till 22 februari 2025.
Allmänt om rapporteringen
A1. Hur kontrollerar jag vem som är registrerad som kontaktperson för vår myndighet? Hur byter man kontaktperson?
Kontakta miljoledning@naturvardsverket.se för kontroll och eventuellt byte av myndighetens kontaktperson i Naturvårdsverkets rapporteringssystem.
A2. När öppnar rapporteringssystemet för registrering av uppgifter och när senast ska rapporten skickas in?
Systemet öppnar den 13 januari 2025. Information om när systemet öppnar skickas till myndigheternas kontaktpersoner för miljöledning i staten inför att systemet öppnar. För verksamhetsåret 2024 är det fredagen den 21 eller måndagen den 24 februari 2025 som gäller för inlämning av myndighetens årsredovisning och miljöledningsrapport till departementet.
Kolla med årsredovisningsansvarig vid er myndighet vilket datum som gäller. Samma datum gäller för inlämningen av miljöledningsrapporten digitalt via rapporteringsverktyget till Naturvårdsverket. Myndighetschefen ska skriva under miljöledningsrapporten som lämnas till departementet, underskrift behövs inte för rapporteringen till Naturvårdsverket.
A3. Var hittar jag systemet och hur får jag inloggningsuppgifter?
Länk till rapporteringssystemet publiceras på Naturvårdsverkets webbsida:
Årlig rapportering för miljöledning i staten
Enbart den som vid Naturvårdsverket och i rapporteringssystemet är registrerad som kontaktperson för myndigheten kan logga in i systemet. Kontaktpersonen får vid påbörjad inloggning en PIN-kod som används för att komma in i systemet.
A4. Kan man börja registrera uppgifter i miljöledningsrapporten, via webbgränssnittet och spara för att fortsätta vid ett senare tillfälle?
Ja, det går att påbörja registreringen och spara för att återkomma vid ett senare tillfälle för att fortsätta att registrera.
A5. Hur vet jag vilken information som ska rapporteras?
I bilagan till förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter framgår vad som ska rapporteras. På Naturvårdsverkets webbsida Årlig rapportering för miljöledning i staten finns en användarvägledning för rapporteringssystemet och mall för den myndighetsrapport som genereras ur systemet. I användarvägledningen återfinns alla frågor i rapporteringssystemet inklusive bilder. En ny version publiceras årligen senast när rapporteringssystemet öppnar i januari. Frågorna finns även i Word-mallen.
A6. Om fälten i webbformuläret inte räcker till att skriva i kan man hänvisa till bilagor, t.ex. till texter i årsredovisningen så att man inte behöver redovisa dubbelt?
Nej, all information som ska rapporteras enligt bilagan till miljöledningsförordningen ska registreras i webbformulärets svarsfält och ingå i den miljöledningsrapport som genereras ur systemet. Fritextfälten kan maximalt innehålla 4 000 tecken.
Inledande avsnitt om miljöledning
B1. Vad är det för skillnad mellan kraven enligt EMAS jämfört med ISO 14001?
För att kunna skapa en öppen dialog och ökad trovärdighet ska organisationer som är registrerade enligt EMAS publicera en årlig miljöredovisning där de kommunicerar sin miljöprestanda. Kraven på extern kommunikation går därmed längre än de som ställs enligt ISO 14001.
De behöriga registerorganen (i Sverige är det Naturvårdsverket) för EMAS fungerar som ytterligare en kontrollinstans i och med att de ska godkänna registreringarna.
Inom EMAS finns för vissa ekonomiska sektorer sektorspecifika referensdokument. Dessa referensdokument beskriver bland annat bästa miljöpraxis och sektorspecifika indikatorer som skall beaktas i miljörapportering. Mer information om sektorspecifika referensdokument finns på kommissionens EMAS webbsida.
Se även:
B2. Vad avses med annat erkänt system för miljöcertifiering?
Med detta avses till exempel Miljödiplomering. Till skillnad från ISO 14001 och EMAS ställer till exempel Miljödiplomering inte krav på tredjepartsgranskning av ackrediterad revisor.
B3. Vilket alternativ ska vi rapportera om myndigheten är ISO 14001-certifierad och miljödiplomerad (vi finns på flera orter)?
Välj alternativet att ni både är certifierade enligt ISO och enligt annat erkänt system. Kommentera gärna detta i fråga 11. Kommentar om del 1 i redovisningen. Där kan ni till exempel redovisa vilken del av organisationen som är ISO-certifierad respektive certifierad enligt annat system.
B4. Om man har delat upp arbetet med att uppdatera miljöutredningen över två år, till exempel 2023 och 2024, vilket år ska man ange i fråga 3?
Det är året när miljöutredningen beslutas som ska registreras. En beskrivning av upplägget kan läggas in i fråga 11. Kommentar om del 1 i redovisningen.
B5. Ska upphandling hanteras som direkt eller indirekt miljöpåverkan?
Myndigheten får själv avgöra om man vill rapportera aktiviteter, mål, åtgärder och måluppfyllelse avseende miljökrav i upphandling som direkt eller indirekt miljöpåverkan.
B6. Varför ska vi kategorisera våra mål, vilket är en nyhet i rapporteringssystemet för år 2023?
Det är en sorteringsfråga för att underlätta för Naturvårdsverket att följa upp myndigheternas redovisningar.
B7. Kan ni ge bra exempel på mätbara mål för miljökrav i upphandling?
Mätbarheten uttrycks ofta i procent. En myndighet kan ha som målsättning att öka det ekonomiska värdet av registrerade upphandlingar och avrop med miljökrav av det totala värdet av upphandlingar och avrop per år (där det är relevant att ställa miljökrav).
B8. Vi har långsiktiga mål och delmål. De långsiktiga målen kan vara svåra att mäta med nyckeltal, hur bör man göra?
Det går bra att sätta långsiktiga mål men den årliga uppföljningen underlättas av att de kompletteras med delmål som är ettåriga och mätbara. Om möjligt utarbetas indikatorer, nyckeltal, för årlig uppföljning och redovisning av måluppfyllelsen för delmålen. När delmålen är uppfyllda görs en samlad bedömning om det långsiktiga målet därmed är uppfyllt.
B9. Om myndigheten har satt mål för aktiviteter som inte har betydande miljöpåverkan, ska dessa mål räknas med vid bedömningen av måluppfyllelsen?
Rapporteringen avser de mål som är kopplade till de aktiviteter som har betydande miljöpåverkan.
B10. Kan vi koppla våra egna mål till de nationella miljömålen och FN:s globala mål för hållbar utveckling i rapporteringen?
Ja, myndigheten kan med fördel koppla sitt miljöledningsarbete till miljökvalitetsmålen, generationsmålet och/eller de globala målen för hållbar utveckling. Om det inte fungerar att lägga in i svarsfälten där målen redovisas kan beskrivningen läggas i fråga 11. Kommentar om del 1 i redovisningen.
Tjänsteresor och övriga transporter
Förutom nedanstående mer allmänna frågor och svar finns även specifika frågor och svar om Naturvårdsverkets Klimatreseverktyg/schablonmall (Excelfil) i verktygets användarvägledning.
Denna vägledning finner du via länken nedan.
C1. Hur definieras en tjänsteresa?
En tjänsteresa är en resa mellan punkt A, oftast tjänstestället, till punkt B och tillbaka, där den resande ska utföra en arbetsuppgift vid punkt B eller vid punkt B delta vid ett arrangemang på myndighetens uppdrag. Mer om tjänsteresor, se:
C2. För vilka tjänsteresor och övriga transporter ska utsläppen beräknas och rapporteras?
Utgångspunkten är att utsläpp från färdmedel och arbetsmaskiner som myndigheten finansierar redovisas eftersom myndigheten har rådighet över dessa och kan påverka exempelvis vilka miljökrav som ställs, till exempel val av färdmedel eller arbetsmaskin. Det innebär att, utöver utsläpp från den egna personalens användande av färdmedel och arbetsmaskiner, bör även de utsläpp redovisas som genereras av andra när dessa utför uppdrag åt myndigheten, till exempel:
- Besökare (gästföreläsare, etc.)
- Entreprenörer.
- Konsulter.
I samband med överenskommelser mellan miljöledningsmyndigheter bör dessa komma överens om vem som rapporterar utsläpp för att undvika att de dubbelrapporteras.
C3. Finns det något hjälpmedel för beräkning av koldioxidutsläpp från tjänsteresor och transporter?
Ja, det finns ett Klimatreseverktyg, en schablonmall, på vår webbsida Årlig rapportering för miljöledning i staten under rubriken Beräkna koldioxidutsläpp som hjälp för beräkning av kilogram koldioxidutsläpp enligt kraven om årlig rapporteringen av miljöledningsarbetets effekter. Se även verktygets användarvägledning på samma webbsida.
Årlig rapportering för miljöledning i staten, Beräkna koldioxidutsläpp
C4. Ska man rapportera utsläppsvärden beräknade med stöd av Klimatreseverktyget/schablonmallen eller uppgifter levererade av resebyrån?
Det är valfritt. Har man tillgång till mer specifik information, som till exempel resebyråns värden, kan de vara att föredra. Dock är det viktigt att kontrollera vad deras värden står för, är det livscykelvärden (LCA-värde) eller enbart ett värde för koldioxidutsläppet baserat på färdmedlets/maskinens bränsleanvändning, vilka växthusgaser som ingår och om höghöjdseffekten är medräknad när det gäller flyg. Enligt miljöledningsförordningen är det koldioxidutsläpp som ska redovisas. När det gäller utsläpp från taxiresor bör man också kontrollera hur de har beräknats.
Det är viktigt att redovisa så korrekt statistik som möjligt. Eventuella skillnader mellan åren förklaras i rapporteringssystemets frågor 1.4–1.6.
C5. Kan man kombinera olika beräkningssätt för utsläpp, till exempel uppgifter från resebyrå och framräknade med stöd av Klimatreseverktyget/schablonmallen?
Ja, det är möjligt men ange i rapporteringssystemets fråga 1.5 och 1.6 hur uppgifterna är framtagna och vilka uppföljningsmått svaren är baserade på.
C6. Är det några skillnader i kraven på rapporteringen av koldioxid avseende 2024 jämfört med förra rapporteringen?
Nej, rapporteringen av koldioxid är densamma som i rapporteringen av 2023 års miljöledningsarbete.
C7. Vilka är förändringarna i version 2024 av schablonmallen för beräkning av koldioxidutsläpp från tjänsteresor och övrig bränsleanvändning? Hur påverkar de årliga uppdateringarna möjligheten att jämförbara koldioxidutsläppen mellan åren?
I 2024 års version av verktyget har snöskoter, helikopter och operativa flygplan lagts till i avsnittet arbetsmaskiner. För sjötransporter (färjor) har linjen Umeå-Vasa tillkommit. En ytterligare nyhet är att det finns två olika kolumner där inmatningsvärdet kan anges, en kolumn för beräkning av utsläpp från tjänsteresor och en för beräkning av utsläpp från arbetsmaskiner eller färdmedel under genomförande av myndighetsutövning. För mer information om förändringar i verktyget och i den underliggande information/data som används i beräkningarna jämfört med den version av verktyget som användes vid föregående miljöledningsrapportering, se rapporten Verktyg för beräkning av resors klimatpåverkan som finns på webbsidan Årlig rapportering för miljöledning i staten under rubriken Beräkna koldioxidutsläpp.
Årlig rapportering för miljöledning i staten, Beräkna koldioxidutsläpp
För att beräkna utsläppen ett visst år är vår starka rekommendation att använda den versionen av klimatreseverktyget/schablonmallen som gällde för det året dvs. använd inte den senaste versionen för att beräkna utsläppen tidigare år. Anledningen är att respektive version av verktyget bygger på beräkningar utifrån då gällande beläggningsgrader för kollektiva transportmedel, emissionsfaktorer, bränsleblandningar till exempel då gällande reduktionsplikt etcetera.
C8. Hur gör man om resebyrån levererar koldioxidutsläpp från flyg som inkluderar höghöjdseffekten? Hur stor del av flygets klimatpåverkan beror på höghöjdseffekten?
Finns höghöjdsfaktorn med i beräkningarna av utsläppen kommenteras detta under fråga 1.4 i rapporteringssystemet.
Flygavgasernas utsläpp av vattenånga, kväveoxider och partiklar på hög höjd, mer än 8000 meter, beräknas nära nog fördubbla flygets totala klimatpåverkan. För en enskild flygresa kan höghöjdseffekten medföra att den totala klimatpåverkan är ännu högre. Även biojetbränslen medför höghöjdseffekter. Höghöjdseffekter är mycket svårberäknade eftersom det är naturvetenskapligt mycket komplexa samband och storleken på effekten varierar mycket utifrån de fysikaliska omständigheterna (”vädret”) där och då, tid på dygnet (flyg i dagsljus ger en lägre höghöjdseffekt) etcetera. Mer kunskap behövs om höghöjdseffekter.
Majoriteten av inrikesflygningarna i Sverige sker inte på de höga höjder som krävs för att höghöjdseffekter ska uppstå. Undantaget är riktigt långa direktlinjer som till exempel Arlanda–Kiruna.
C9. Om man har bytt resebyrå och den nya resebyrån använder andra emissionsfaktorer vid beräkning av utsläpp, kan man göra ändringar i föregående års utsläppssiffror så att det går att följa utvecklingen bakåt?
Nej, tidigare års rapporterade utsläppssiffror kan inte ändras i Naturvårdsverkets system. I kommentarerna till årets rapporterade uppgifter redovisas att man har använt sig av nya beräkningsmetoder vilket förklarar skillnaden jämfört med tidigare år.
C10. Om resor är till exempel serviceenhetens resor för att hämta paket eller liknande, räknas det som en tjänsteresa?
I detta fall används fordonet som ett arbetsredskap i verksamheten för transport och denna klassas inte som en tjänsteresa. Utsläppet redovisas under kategorin Maskiner och övriga fordon.
C11. Ska utsläpp från fordon eller annat färdmedel redovisas i de fall myndighetens personal utför sitt uppdrag genom att följa med under ordinarie drift eller verksamhet med avsikt att kontrollera hur fordonet eller färdmedlet framförs alternativt används, eller för att bistå ordinarie personal vid framförandet?
I sådana fall bör inte utsläpp från dessa redovisas i rapporteringssystemet. Fordonet eller färdmedlet används då inte för en tjänsteresa eller som myndigheten egna arbetsredskap vid tjänsteutövning. Vi bedömer att myndigheten i dessa fall inte har någon rådighet över omständigheter som påverkar utsläppen, till exempel val av fordon, färdmedel eller bränsle. Exempel är Transportstyrelsens kontroll av flygplansbesättning vid framförande av flygplan under ordinarie flygning, eller Sjöfartsverkets lotsning ombord på fartyg. Däremot bör koldioxidutsläppen för resan till och från ett sådant tjänsteuppdrag redovisas.
C12. Kan ni ange en generell omräkningsfaktor från koldioxidekvivalenter till kilogram koldioxidutsläpp?
Nej, vi tillhandahåller inte en sådan på grund av att omräkningsfaktorn varierar för olika typer av färdmedel och resealternativ.
Energianvändning
D1. Vilka lokaler (yta i kvadratmeter) ska ingå i myndighetens redovisning av energianvändning (verksamhetsel och övrig energianvändning dvs. fastighetsel, värme och kyla) i den årliga miljöledningsrapporteringen (fråga 2.1)?
Myndigheternas rapportering av energianvändningen omfattar lokaler där Atemp uppfylls.
Vad är Atemp för något? (boverket.se)
Den totala golvarean, kvadratmeter, för dessa lokaler anges i e-tjänstens avsnitt Miljöledning under Basfakta vilket krävs för att kunna skicka in miljöledningsredovisningen. Lokaler som bör inkluderas i denna del av redovisning är:
Lokaler som bör inkluderas i denna del av redovisning är:
- Lokaler där myndigheten bedriver verksamhet inom ramen för sitt ordinarie uppdrag, till exempel kontor, lager, verkstäder eller utställningslokaler.
- Lokaler som myndigheten äger, hyr, hyr ut eller förvaltar om ingen annan miljöledningsmyndighet rapporterar energianvändningen för dessa lokaler. Dubbelrapportering undviks genom att berörda myndigheter kommer överens om vilken myndighet som redovisar energianvändning och golvarea.
D2. Är myndighetens elanvändning i serverhallar hos externa leverantörer att betrakta som indirekt påverkan på miljön, till skillnad från myndighetens egen energianvändning för lokaler, IT-utrustning etc. Eller ska även denna elförbrukning ses som direkt miljöpåverkan?
Det bör ses som direkt miljöpåverkan och myndigheten rapporterar denna energianvändning (se undantag i fråga D3).
D3. Hur ska de myndigheter som har sin IT-drift hos Försäkringskassan rapportera energianvändningen för it-driften?
Försäkringskassan samordnar ett antal myndigheter inom Samordnad säker statlig it-drift. Försäkringskassan rapporterar energianvändningen för den it-drift de tillhandahåller som en tjänst till dessa myndigheter. Både Försäkringskassan och de anslutna myndigheterna kommenterar detta i rapporteringssystemets fråga 2.6. Myndigheter som Försäkringskassan levererat it-drift till år 2024:
- Pensionsmyndigheten (PM) – datacentertjänst
- Statens Servicecenter (SSC) – datacentertjänst, plattformstjänster och arbetsplatstjänster
- Barnombudsmannen (BO) – arbetsplatstjänster
- Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) – datacentertjänst och arbetsplatstjänster
- Haverikommissionen (SHK) – arbetsplatstjänster
- Myndigheten för familjerätt och föräldraskapsstöd (MFOF) – arbetsplatstjänster
- Myndigheten för delaktighet (MFD) – arbetsplatstjänster
- Myndigheten för vård och omsorgsanalys (VOA) – arbetsplatstjänster
- E-hälsomyndigheten (EHM) – datacentertjänst och arbetsplatstjänster
- Statens Tjänstepensionsverk (SPV) - datacentertjänst och arbetsplatstjänster
- Brottsoffermyndigheten – arbetsplatstjänster
- Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden – arbetsplatstjänster
D4. Vem ska rapportera energianvändningen när en myndighet hyr lokaler av en annan myndighet?
Det är i regel den myndighet som hyr lokaler av en annan myndighet som rapporterar energianvändningen, inklusive lokalytan under basuppgifter under förutsättningar att lokalen uppfyller Atemp. Exempelvis den som hyr lokaler av Statens fastighetsverk rapporterar energianvändningen för dessa lokaler. Kom ihåg att uppdatera myndighetens lokalyta med motsvarande kvadratmeter. Uppgifter om energianvändningen kan inte erhållas från Naturvårdsverket. Om myndigheten inte har möjlighet att rapportera energianvändningen för lokaler som hyrs, kommentera detta i rapporteringssystemets fråga 2.6 b. Säkra att det inte sker någon dubbelrapportering.
D5. Ska länsstyrelserna eller Naturvårdsverket redovisa verksamhetsel respektive fastighetsel från statliga naturum i nationalparker?
Det är länsstyrelserna som redovisar verksamhetsel och fastighetsel/värme/kyla för de fastigheter som sköts om för Naturvårdsverkets räkning. Börja i tid med insamling av dessa uppgifter eftersom det kan ta tid att få in dem och de kan kräva en viss bearbetning. Notera i fritextsfält i fråga 2.6 om siffrorna skiljer sig från tidigare år.
D6. Hur gör man när verksamheter försvinner eller tillkommer över tiden?
Rapportera som vanligt och kommentera, i fråga 2.6, den aktuella förändringen, att verksamheter tillkommit eller avvecklats.
D7. Hur räknar man ut energianvändningen för lokaler när man hyr en del av en större yta och energianvändningen ingår i hyran?
Det bästa är att installera separata mätstationer i lokalen men om det bara finns en mätning för hela lokalytan går det att uppskatta sin del energianvändningen utifrån antalet kvadratmeter. Är det en väldigt liten del av myndighetens totalyta kan den undantas eller uppskattas. Kommentera hur ni har gått till väga i rapporteringssystemets fråga 2.6 b om man har luckor i informationen eller i fråga 2.7 hur informationen har tagits fram.
D8. Ska vi räkna fastighetsägarens ytor det vill säga allt eller bara ytorna som vi jobbar i?
När det handlar om verksamhetsel så gäller bara era egna ytor, handlar det om fastighetsel, värme och kyla bör er rimliga andel för gemensamma ytor så som till exempel trapphus med mera inkluderas i redovisningen. Ytan för vilken byggnadens energianvändning ska rapporteras definieras av Atemp.
D9 Vad ska rapporteras i fråga 2.1 under energianvändning utanför lokaler?
Vissa myndigheter har energianvändning utanför lokaler till exempel energiförsörjning av fartyg som ligger vid kaj, laddning av eller motorvärmare för fordon, annan energiförsörjning av maskiner eller utrustning, med mera.
D10. Om fastighetsägaren har installerat solceller på myndighetens begäran räknas det som om vi producerar egen el eller ej?
Om man som hyresgäst får ta del av elen och också varit med och fått till lösningen bör det kunna inkluderas. Ange gärna i fritextfältet Specificera typ av energi att det är fastighetsägarens installation men att ni varit med och påverkat processen.
D11. Lärosäten som hyr ut bostäder i andra hand till studenter, gästforskare och andra, ska de redovisa energianvändningen för dessa?
Energianvändningen bör redovisas för dessa.
Miljökrav i upphandling
E1. Vad ingår i rapporteringen när det gäller upphandling?
I begreppet offentlig upphandling ingår alla varor och tjänster som en offentlig aktör anskaffar. I rapporteringen ska upphandlingar med avtal tecknade under det år som rapporteringen avser tas med. I rapporteringen efterfrågas totalt antal upphandlingar respektive antal med miljökrav samt totala upphandlingsvärdet respektive värdet med miljökrav. Det som ska ingår i rapporteringen är:
- Avrop från statliga ramavtal totalt respektive de som innehåller miljökrav och/eller där egna miljökrav har ställts i avropet (alternativt beställningar på ramavtal om man har system för att ta fram den uppgiften).
- I vissa fall tecknas ramavtal som man inte vet om/när man kommer att avropa från. I de fall myndigheten har tecknat ett sådant ramavtal ska inte värdet av hela avtalet rapporteras utan de faktiska avropen mot ramavtalet. Undantag gäller då flera små avrop görs mot ramavtalet, då kan ramavtalsvärdet utslaget per år, och värdet för aktuellt verksamhetsår rapporteras.
- Direktupphandlingar (tas med om möjligt, uppgifter bör åtminstone finnas för direktupphandlingar med dokumentationsplikt, över 100 000 kr).
E2. Kan man ställa miljökrav vid konsultupphandlingar/konsulters resande?
Krav ska vara proportionerliga och för att vara det ska de fylla ett syfte och vara knutna till kontraktsföremålet dvs. det som upphandlas. Vid en upphandling av en tjänst bör man först göra en bedömning om tjänstens utförande innebär någon miljöpåverkan. I vissa fall kan det vara relevant att ställa miljökrav, exempelvis vid transport-, städ- och bevakningstjänster, medan typiska ”intellektuella tjänster” många gånger har en marginell direkt miljöpåverkan.
E3. Om man avropar från de statliga avtalen är energikrav ställda då?
Ramavtalen omfattar både varor och tjänster. Generellt ska de innehålla Upphandlingsmyndighetens baskrav när det är relevant, men detta är inte alltid möjligt av olika skäl. Krav kan ställas vid förnyad konkurrensutsättning. För att vara säker på om energikrav har ställts i ett ramavtal måste det kollas upp i aktuellt avtalsområde. Ett exempel på område där energikrav ställs är för it-produkter (områdena it-driftstjänster och Hårdvara/Teknisk utrustning). På Avropas webbplats finns det en sammanställning (Excelark, flik 2) över ramavtalen där energikrav har ställts enligt förordningen 2014:480 om myndigheters inköp av energieffektiva varor, tjänster och byggnader. Observera att endast ett begränsat antal av dessa produktgrupper upphandlas av Statens inköpscentral.
E4. Ska alla direktupphandlingar tas med i rapporteringen?
Direktupphandlingar tas med i den omfattning man har möjlighet att få fram information. Uppgifter bör finnas för direktupphandlingar med dokumentationsplikt, dvs. över 100 000 kr. Ange i fritextfältet vilka direktupphandlingar som ingår och vilka avgränsningar som gjorts. Uppgifter om antal och värde av direktupphandlingar kan finnas i upphandlingssystem, diariesystem etc., stäm av med den egna upphandlingsfunktionen.
Stickprov kan också göras i de fall man måste uppskatta värdet av direktupphandlingar. En beskrivning av hur uppskattningen har gjorts ska redovisas i e-tjänstens fråga 3.6 Hur är uppgifterna framtagna?
E5. Hur avgör man om man ska nöja sig med miljökraven ställda i ramavtalet eller ställa krav utöver det, finns det någon regel för detta?
Om det finns möjlighet att ställa ytterligare miljökrav, se nästa fråga, är det upp till myndigheten själv att avgöra om sådana ska ställas eller inte. Det kan till exempel bero på vilken ambitionsnivå man har, hur stort avrop man gör och vilka resurser man har. Det kan finnas skrivningar i myndigheters regleringsbrev och instruktioner som ger mer vägledning för hur myndigheten bör agera i sina inköp. I vissa fall kan ett ramavtal innehålla ett urval av produkter där det finns mer miljövänliga alternativ som går att välja, såsom miljömärkta produkter, begagnade produkter med mera.
E6. Var hittar jag information om miljökrav i statliga ramavtal och om det går att ställa ytterligare miljökrav vid avrop?
Detaljerad information om miljökrav i statliga ramavtal och möjligheten att ställa ytterligare miljökrav finns i Redovisning av hållbarhetskrav, vägledningsdokument och kravkatalog under fliken/knapp-symbolen Avropsstöd på sidan för varje respektive ramavtal på webbplatsen Avropa.
I ramavtal kan det finnas olika produkt- respektive tjänstegrupper och möjligheten att ställa miljökrav kan se olika ut för dessa. Är det rangordnat ramavtal så är alla krav redan ställda, det går inte att lägga till något. Vid förnyad konkurrensutsättning kan krav preciseras och läggas till.
På webbplatsen Avropa finns det även en sammanställning (Excelark) över alla ramavtal där det står om miljökrav ställs eller inte.
E7. Ska man rapportera avrop från statliga ramavtal även om man som myndighet inte har ställt miljökrav utöver de som finns i ramavtalet?
Ja, det är först vid avrop mot ett ramavtal som miljökraven i ramavtalet ställs i praktiken. Det kan finnas ramavtal som det aldrig sker några avrop mot.
E8. Bör man alltid ställa krav på miljöledningssystem hos leverantör?
Ett miljöledningssystem är ett ambitiöst åtagande som är lämpligt att ställa krav på vid upphandlingar där miljöpåverkan är av stor betydelse, men kan vara oproportionerligt om syftet endast är att lyfta fram vissa utpekade aspekter av systematiskt miljöarbete. Om målsättningen är att ställa krav utifrån vissa särskilda utpekade villkor för miljöarbete kan därför reglerna för en leverantörs tekniska kapacitet för miljöskyddsåtgärder 15 kap. 11 § punkten 8 LOU vara ett alternativt tillvägagångssätt.
Regler för miljöledningssystem och miljöledningsstandarder (upphandlingsmyndigheten.se)
E9. Om man i en upphandling ställer krav på miljöledningssystem (leverantörskvalificering) ska det rapporteras som miljökrav?
Ja, krav på att leverantörer ska ha miljöledningssystem ska redovisas som miljökrav i återrapporteringen.
E10: Kan tilldelningskriterier betraktas som miljökrav vid upphandling?
Tilldelningskriterier (även så kallade mervärdeskrav eller börkrav) ska betraktas som miljökrav när de uppfylls av de vinnande anbudsgivarna. Syftet med tilldelningskriterier är ofta att premiera bättre produkter eller leverantörer ur ett hållbarhetsperspektiv, samtidigt som man flyttar fram branscher i en mer hållbar riktning. Tilldelningskriterier är inte obligatoriska krav, det vill säga en leverantör kan fortfarande vinna en upphandling utan att uppfylla ett tilldelningskriterium. Om en leverantör vunnit en upphandling men inte uppfyllt ett tilldelningskriterium som kan betraktas som ett miljökrav ska ni inte rapportera det som en upphandling med miljökrav.
E11. Kan det räknas som att miljökrav har ställts i en upphandling när det står att leverantören ska följa allmänna bestämmelser rörande miljölagstiftning?
Nej, att uppfylla svensk miljölagstiftning räknas inte som ett miljökrav har ställts i en upphandling, det är redan en bestämmelse som leverantören måste uppfylla för att verka på den svenska marknaden.
E12. Vad är att betrakta som miljökrav eftersom det saknas en definition i LOU?
Lagstiftningen definierar inte vad som räknas som ett miljökrav i upphandling. Lagen säger endast att upphandlande myndigheter bör beakta miljöhänsyn, social och arbetsrättslig hänsyn vid offentlig upphandling om upphandlingen motiverar detta (LOU 4 kap 3§). Exempelvis kan miljökrav vara krav som ställs på̊ leverantörernas miljöledningssystem, energianvändning, farliga ämnen, materialval, återvinningskrav, livslängd med mera. Miljökrav kan ha ställts som kvalificeringskrav, obligatoriska krav, tilldelningskriterier eller kontraktsvillkor. När det gäller vaga generella krav som syftar till ökad miljöhänsyn och är svåra att följa upp så bör dessa inte betraktas som miljökrav i en upphandling.
Resfria/digitala möten (REMM)
F1. Var på REMM:s webbplats, remm.se, hittar man vägledning för mätning osv. om resfria/digitala möten?
På REMM:s webbplats under Stödmaterial samt under Uppföljning finns information om mätning av digitala möten. Där visas hur man tar fram för statistik för några av de vanligaste använda verktygen. Om det är någon myndighet som har tagit fram stöd för andra plattformar än de som anges på REMM:s webbplats kan ni höra av er till REMM.
REMM för bättre digitala möten i svenska myndigheter (remm.se)
F2. Vilka digitala möten ska redovisas?
Till digitala möten räknas videomöten och webbmöten på digitala plattformar. Både externa och interna möten bör tas med i redovisningen.
Det är bara den myndighet som bjuder in till/är värd för mötet som registrerar och rapporterar in mötet, dvs. den som har genererat och skickat ut länken (inte alla enskilda deltagare).
F3. Hur ska man räkna antal digitala möten?
Använd helst data ur tekniska system. Ett möte rapporteras bara en gång, oberoende av antal deltagare. Om användningen levereras i minuter, använd en möteslängd på en timme/60 minuter som schablon för att beräkna antal möten.
Rapportera alla digitala möten oavsett om de ersätter ett fysiskt möte eller inte. Skälet är att det ofta är omöjligt eller svårt att avgöra om det digitala mötet har ersatt en resa. Om det är komplicerat att få fram uppgifter om antal digitala möten gör en uppskattning, det är bättre än att inte redovisa alls. Myndigheten kan välja att redovisa en delmängd av totalantalet digitala möten, till exempel enbart möten med tre eller fler personer/uppkopplingar, välja bort möten kortare än t.ex. 30 sek (bl.a. test-uppkopplingar) etc. Avgränsningen kan göras till exempel utifrån vad som är lämpligt med avseende på uppföljning av myndighetens verksamhet eller mål. Beskriv i fritextfält i avsnittet Frivilliga frågor hur ni har räknat fram och avgränsat antalet digitala möten.
F4. Hur kan vi få med och beskriva satsningar på digitala möten och den förväntade positiva miljöpåverkan?
Arbetet med digitala möten kan beskrivas som mål och åtgärder för både direkt och indirekt miljöpåverkan. Indirekt innebär att möjliggöra för andra att delta digitalt, i stället för att resa, i möten som myndigheten arrangerar.
F5. Var kan vi som lärosäten berätta om våra lärplattformar där våra studenter sitter hemma och ingår i undervisning på distans?
Redovisa det i rapporteringssystemets del 1, indirekt miljöpåverkan. Se även frågan nedan.
F6. Universitet och högskolors distansundervisning - hur redovisas den? Inkluderas studenternas icke resande?
För rapporteringen av antalet digitala möten är det enbart de möten som är initierade av en anställd vid lärosätet som bör redovisas. Syftet för mötet är inte avgörande.
Studenters resor är inte tjänsteresor utan mer att jämföra med arbetsresor. Arbetsresor ingår inte i rapporteringen av miljöledning i staten. Distansundervisningen är dock exempel på positiv indirekt miljöpåverkan eftersom studenternas resande minskar.
F7. Finns det några bra schabloner eller specifika beräkningar för att bedöma miljöpåverkan av digitala möten, i form av utsläpp, att ställa i relation till utsläppen från resor? Även internetinfrastrukturen har miljöpåverkan.
Det finns inga schabloner i dagsläget, men det finns livscykelanalyser gjorda av vissa system och under vissa förutsättningar. Ett exempel är Stockholms universitet som har jämfört klimatavtrycket (uttryckt i koldioxidekvivalenter, CO2e) vid ett digitalt möte och en flygresa till en konferens:
Digitala möten minskar klimatavtrycket upp till tusen gånger (su.se)
Mer information finns i denna presentation som finns på REMMs webbplats:
An environmental comparison of virtual meetings and travel (pdf, remm.se)
F8. Hur gör man om man vill gå med i REMM?
Kontakta REMM. Kontaktuppgifter finns på: