Tillsyn enligt miljöbalken

När ett klagomål kommer in ska du så fort som möjligt ta reda på så mycket som möjligt om störningen. För att underlätta detta kan en framtagen lista med frågor att ställa vara till stöd. 

Förslag på frågor att ställa:

• Har du pratat med grannen/grannarna/fastighetsägaren? – Om inte behöver de först göra det innan fortsatt handläggning.
• Vad gäller störningen?
• Var upplever du störningen?
• Hur länge har störningen pågått?
• Hur ofta förekommer störningen, är den återkommande?
• Vilken tid på dygnet, några särskilda dagar?
• Har du dokumenterat händelser, fört dagbok?
• Vilka konsekvenser har störningen?

Om det är oklart vad klagomålet gäller underlättar det handläggningen om den som lämnar in anmälan gör det skriftligen där en beskrivning av störningen, händelser, vilka kontakter som tagits, etc framgår. En färdig blankett som myndigheten lämnar ut till klagande att fylla i kan vara en hjälp att få in de uppgifter myndigheten önskar. I de fall där störningen har löst sig under ärendets gång kan du avsluta ärendet med en tjänsteanteckning. 

Den som lämnar in ett klagomål har rätt att vara anonym. Du behöver informera anmälaren att, om namn eller telefonnummer syns tydligt på ett e-postmeddelande eller i telefon går anonymiteten inte längre att garantera. Du behöver även upplysa anmälaren om att denne själv måste följa ärendet hos myndigheten då myndigheten inte har några kontaktuppgifter till anmälaren då denne är anonym.

Det är svårare att ut reda anonyma klagomål effektivt. Det finns en risk för att kvaliteten på utredningen blir sämre, då uppföljande kontakter och insamlande av kompletterande uppgifter om anmälan försvåras och utskick av eventuella beslut och återkoppling om handläggningen inte kan göras till anmälaren. 

Vid handläggning när någon vill vara anonym är det viktigt att få in så många uppgifter som möjligt vid första kontakten med anmälaren. Tänk på att du inte kommer kunna handlägga ärendet om du inte har tillräckligt underlag. Kan du inte handlägga ärendet vidare på grund av bristande underlag skriver du ett beslut att avsluta ärendet även om det inte kan skickas till mottagaren. 

Myndigheten behöver bedöma ifall klagomålet är befogat eller obefogat. Exempel på obefogade klagomål:

• Hamnat hos fel myndighet – Är ni inte rätt myndighet ska ni underrätta ansvarig myndighet.
• Störningen är ringa eller helt tillfällig – Enligt miljöbalken är en olägenhet en störning som inte är ringa eller helt tillfällig. Exempel på tillfällig störning kan vara buller från ett tillfälligt idrottsarrangemang eller eldning av trädgårdsavfall under anvisad vecka.

När det handlar om tillfälliga eller ringa störningar eller ett ärende där det redan finns en vägledande dom räcker det med att du lämnar en upplysning (brevsvar) om att ärendet inte kommer att utredas. Även om åtgärden i sig är enkel och billig ska myndigheten inte ingripa där det inte är någon risk för olägenhet.

Det är ansvarig myndighet som ansvarar för utredningen av ärendet. Det är också den myndigheten som ska besluta och slutgiltigt bedöma ärendet. Det är den som lämnar in ett klagomål som ansvarar för att underlag till anmälan lämnas in till myndigheten. Får ni inte in tillräckligt underlag har ni svårt att utreda ärendet och då kan ni behöva ställa krav att anmälaren lämnar in kompletterande uppgifter. Observera att ni har utredningsansvar men undersökningar och utredningar av störningen och vilka åtgärder som kan behöva göras är det den som orsakar klagomålet ansvarig för (den omvända bevisbördan enligt miljöbalken).  

Den som klagomålet eller beslutet gäller måste få möjlighet att ta del av beslutsunderlag av betydelse om det inte är uppenbart onödigt för att ge anmälaren möjlighet att yttra sig. Det kan exempelvis vara, när någon lämnar in ett klagomål ska ni kommunicera klagomålet till den som orsakar störningen och eller har rådighet att åtgärda eventuell olägenhet (exempelvis en verksamhetsutövare/fastighetsägare). Krav på kommunicering gäller det material som tillförts ärendet av någon annan än den beslutet riktas mot. Det kan exempelvis vara från den som klagar, resultat från er inspektion eller utredningar som inte initierats av den som klagomålet avser. 

Ni väljer om ni vill kommunicera muntligt, med brev, besök, genom delgivning eller andra sätt beroende på omständigheterna. Det är viktigt att ni vid val av underrättelseform tar hänsyn till de allmänna kraven på service och de allmänna utgångspunkterna för handläggningen. Det kan innebära att ni måste ta hänsyn till möjligheten för parten att ta till sig informationen, exempelvis om någon enskild har en funktionsnedsättning som medför svårigheter att ta till sig muntlig eller skriftlig information. Ni måste också välja den underrättelseform som utifrån sökandens intressen i det enskilda fallet är enklast och ger det snabbaste resultatet.

Informera anmälaren om hur lång tid denne har på sig att yttra sig över materialet. Yttrandetiden ska vara skälig och beror av ärendetyp och omfattningen av materialet. 

Det är inte lämpligt att kommunicera själva förslaget till beslut.

Det kan bli aktuellt att göra en inspektion på plats för att samla in ytterligare underlag och bedöma störningen. Tillsynsmyndigheten behöver bedöma om inspektionen ska göras anmäld eller oanmäld, vilket beror på vad ni tror ger bäst resultat. En anmäld inspektion kan vara lämplig när den som omfattas av inspektionen behöver vara med, exempelvis för att förklara och visa, låsa upp, etc. En oanmäld inspektion är lämplig att använda sig av när ni vill se faktiska förhållanden, exempelvis att en verksamhet är igång som vanligt utan inblandning eller påverkan från myndigheten. 

Läs mer om inspektion.

Om ni konstaterar och bedömer att störningen är en risk för olägenhet för människors hälsa och miljö behöver den som orsakar störningen vidta åtgärder. Ni ska då förelägga om att vidta åtgärder. Ett föreläggande skapar tydlighet och rättssäkerhet då det är ett beslut som ger den som orsakar störningen möjlighet att överklaga till högre instans ifall denne inte håller med om myndighetens bedömning.  

Om ni har förelagt om åtgärd men inga åtgärder har gjort kan ni besluta om att förelägga eller förbjuda med vite. 

När ärendet har blivit tillräckligt utrett och olägenheten är åtgärdad ska ni avsluta ärendet genom ett beslut. Ni behöver kommunicera underlag till beslut till berörda parter innan ni skickar beslutet, se ovan om Kommunicering.