Erfarenheter från efterbehandling

Huvudman och länsstyrelse bör löpande samla information kring projektet så att det är lättillgängligt för alla berörda parter under projektets gång samt efter projektets avslut. En gemensam samlingsplats för projektets dokument underlättar dokumenthanteringen. Det har visat sig vara ett framgångsrikt arbetssätt som ger upphov till god överblick samt möjliggör tillgång till aktuell information för alla parter. Miljökontrollanter som för dagbok, med bland annat fotografier, gör det lätt att följa saneringen på distans.

Kunskapsöverföring under projektets gång, till exempel vid personalbyte, är viktigt för att säkerställa att lärdomar inte tappas bort. Det är bra att ta fram delrapporter under projektets gång och börja samla erfarenheter tidigt, då det underlättar vid slutrapporteringen och slutredovisningen.

Lärdomar och erfarenheter från aktuell branschklass kan underlätta vid planeringen av projektet då det kan identifiera potentiella problemområden eller åtgärder som kan behöva utredas eller vidtas.

Det är fördelaktigt om projektledaren har lokalkännedom och goda kontakter från andra entreprenadprojekt. Lokala resurser och lokalkännedom, från till exempel tidigare verksamhetsutövare, är värdefullt då det kan bidra med mer kunskap och idéer som underlättar undersökningar och projektering.

För att projektledaren ska ha tid till kunskapssammanställning och framtagande av slutrapport när åtgärdsarbetet är klart, bör projektledaren ha ett begränsat antal andra arbetsuppgifter så att detta arbete kan prioriteras

Ett flertal projekt har erfarenheter av oväntade alternativt ändrade föroreningsförhållanden jämfört med vad de åtgärdsförberedande undersökningarna visat. Detta leder ofta till att tidplan och budget överskrids. En hanteringsplan för potentiella kostnadsförändringar kan underlätta för att säkerställa att ändrade ekonomiska förhållanden kan hanteras med så lite förseningar av projektet som möjligt. 

Vid statligt finansierade projekt där fakturor skickas i nära anslutning till ett årsskifte behöver huvudmannen ha nära kontakt med länsstyrelsen för att den ekonomiska redovisningen ska bli korrekt. 

Vid överklagande av ansvarsutredning där praxis saknas kan det bli långa juridiska processer. I projekt där till exempel en ansvarsutredning blir överklagad till högsta instans, kan det leda till stora förseningar för efterbehandlingens genomförande. I sådana fall är det viktigt med god kommunikation mellan myndigheter, projektledning och andra berörda parter samt en generös tidplan.

I projekt där det kan tänkas uppstå nya miljörättsliga frågor kan det vara fördelaktigt att ha ett juridiskt stöd under hela efterbehandlingen, till exempel i ledningsgruppen. Detta för att miljörättsliga frågor snabbt ska kunna fångas upp och hanteras så tidigt som möjligt. Om det inte finns ett uppenbart behov av juridiskt stöd eller om möjlighet att ha ett juridiskt stöd under efterbehandlingen saknas, kan det vara bra att i förväg ta fram en plan för hur och när eventuella juridiska frågor kan behöva hanteras. 

Om det i ett projekt fattats juridiskt viktiga beslut, speciellt om dessa kan etablera ny praxis, är det viktigt att kunskap och erfarenheter om dessa sparas och tillgängliggörs så att andra projekt lättare kan ta del av lärdomarna. Det kan till exempel göras i slutredovisning och slutrapportering eller på EBH-portalens sida om vägledande rättsfall, men kan även lyftas vid exempelvis webbinarium, föreläsningar eller konferenser. 

För att förhindra potentiella tvister mellan huvudman och entreprenör, bör det tydliggöras redan i upphandlingen och etableringen av entreprenadkontrakten hur dessa ska hanteras. Det kan till exempel gälla tvister i samband med själva åtgärden eller underkännande vid slutbesiktningen. Detta är särskilt viktigt för projekt med stora osäkerheter, till exempel sedimentåtgärder.

Vid planeringen av en avhjälpandeåtgärd är det fördelaktigt att säkerställa att lokal kunskap och erfarenhet tagits i beaktning, då det kan underlätta undersökningar och projektering. 

Det är viktigt att utföra noggranna miljötekniska undersökningar i utredningsfasen, för att minska risken att upptäcka oväntade föroreningar i åtgärdsfasen och i ett senare skede behöva gå tillbaka till utredningsfasen. Oväntade föroreningar i åtgärdsfasen leder ofta till projektfördyringar, vilket kan innebära obehagliga överraskningar för finansiärerna. God lokal kännedom samt kännedom om föroreningsproblematiken kopplat till branschen kan bidra till att annars okända hotspots hittas tidigt. Exempelvis kan barkdeponier från sågverksområden vid doppningsverksamhet ofta vara placerade utanför sågverksamhetens verksamhetsområde, vilket kan göra att dessa missas i de miljötekniska undersökningarna om lokalkännedom saknas.

Vid undersökningar bör provtagningspunkterna noggrant noteras, då det har framgått att bristfälliga inmätningar kan leda till ekonomiska konsekvenser och osäkerheter i entreprenaden. Detta bör göras i alla skeden och i god tid.

Där en efterbehandlingsåtgärd påverkar närboende negativt, tex via buller eller vibrationer, är det bättre att kommunicera och informera för mycket än för lite. Detta för att närboende ska känna sig inkluderade och informerade. Det kan även vara en fördel att ange en tidsram för när störningarna kan komma att uppstå så att närboende är mer förberedda. Avsaknad av kommunikationsinsatser kan leda till ett större missnöje än vad som i vissa fall är befogat. Det kan även vara bra att informera närboende och innan information om projektet publiceras offentligt. 

De allra flesta efterbehandlingsprojekt benämns med det företag som ansetts orsaka föroreningsskadan. Ofta har verksamheten bedrivits för lång tid sedan och därför bör projektnamnet inte knytas till ett specifikt företag. Detta för att visa hänsyn till efterlevande till de som bedrev verksamheten.

Äldre detaljplaner kan ge värdefull information inför en efterbehandlingsåtgärd. Ett projekt stötte på en större betongkonstruktion först i genomförandeskedet. Konstruktionen hade kunnat upptäckas mycket tidigare om äldre detaljplaner hade granskats i utredningsskedet.

För det fall en polisanmälan har gjorts är det viktigt att ha dialog med polisen om vad de behöver för att kunna genomföra en bra förundersökning. En förundersökning kan leda till förseningar i åtgärdsarbetet då det behöver pausas. Det är då viktigt att ha god kommunikation med polis, Naturvårdsverket och tillsynsmyndighet kopplat till området.  

Upphandling inför en efterbehandlingsåtgärd är ett viktigt och ibland avgörande steg vid planeringen och genomförandet av en efterbehandlingsåtgärd vid ett förorenat område. En välplanerad upphandling kan bidra till att ett åtgärdsprojekt genomförs på ett effektivt och flexibelt sätt, och kan bidra till att eventuella bakslag kan hanteras med så lite påverkan på tidplan och budget som möjligt. På samma sätt kan en upphandling bidra till förseningar och potentiella kostnadsökningar, om det inte utretts innan upphandlingen vilka situationer och potentiella problem som efterbehandlingsåtgärden skulle kunna stöta på. 

Vid utformning av en upphandling är det viktigt att innan publicering av förfrågningsunderlag säkerställa följande:

• Förfrågningsunderlaget ska vara tydligt. Fokus bör ligga på hur saneringen ska utföras, samt vilka tjänster som efterfrågas.
• De erfarenheter eller egenskaper som är särskilt prioriterade hos anbudsgivaren, och hur dessa värderas, bör definieras tydligt i förfrågningsunderlaget. Detta är viktigt då avsaknad kan ge upphov till offerter från aktörer med olika kunskapsnivåer, där prioritering av egenskaper som inte angetts i förfrågningsunderlaget kan leda till efterföljande oenigheter och potentiella överklaganden. 
• Uppgifter och bakgrundsinformation kring förutsättningar och omfattning av tjänsten, som är kalkylerbara för anbudsgivarna, bör anges tydligt. Annars riskerar antalet ändrings- och tilläggsarbeten öka och eventuellt leda till överklaganden.
• Att lägga till exempel koldioxidutsläpp som en parameter vid upphandling av mottagningsanläggning är särskilt viktigt när långa transporter förmodas ske, då dessa annars kan leda till stora merkostnader. 

En erfaren projektledare kan vara ett bra stöd till huvudmannen när det kommer till upphandling och entreprenadform, och ge trygghet och kontinuitet genom hela projektet. 

Det kan vara värdefullt att ha en person med erfarenhet kring hantering av juridiska situationer kring upphandling och entreprenader. Detta kan hjälpa projektledningen med kunskap kring olika avtalsformer mellan entreprenör och beställare. 

Entreprenader med ramavtal kan förenkla arbetet, då det inte ställer samma krav på lång framförhållning. Det krävs inga upphandlingar, och det finns möjlighet att avbryta arbetet utan kostnader för stillastående.

Mindre projekt kan utvärdera om de kan tillämpa enklare förfarande. Exempel på detta är att upphandla schaktsanering på löpande räkning i stället för en upphandling där entreprenör anger pris enligt fördefinierad mängdförteckning.

Det efterfrågas kontinuerligt erfarenheter för olika moment kopplade till efterbehandlingsåtgärder. Några av de områden där önskemål om erfarenheter har efterfrågats är: 

• Avfallsfraktionen kopplad till avfallskoden 19 10 03* (”fluff”)
• Hanteringen av ärenden där det finns beslut om rättelse på felandes bekostnad
• Lagen om offentlig upphandling (LOU) vid till exempel akutåtgärder, sediment och fluff-ärenden.

Om ni i era projekt stöter på erfarenheter kring ovan nämnda eller andra områden som ni upplever som relevanta, dela gärna med er av dessa i form av till exempel slutredovisningar, webbinarium, presentationer vid konferenser eller liknande.