Metoder vid operativ tillsyn
Systemtillsyn
Tillsyn över verksamhetsutövarens egenkontroll kallas för systemtillsyn. Då granskas det systematiska miljöarbetet vid en verksamhet. En god egenkontroll ger verksamhetsutövaren kunskap om den egna verksamhetens miljöpåverkan och ger rutiner för en god lagefterlevnad. Den skapar ett systematiskt arbete som ger underlag för att förbättra verksamheten ur miljö- och hälsosynpunkt. Utforma därför tillsynen så att den kontrollerar och stödjer egenkontrollen.
Systemtillsyn kan göras av hela egenkontrollen, eller delar av den. Tillsynen kan innebära att du och verksamhetsutövaren tillsammans går igenom och diskuterar de dokument som beskriver hur egenkontrollen är uppbyggd. Kombinera detta med stickprovskontroller, som görs där egenkontrollen brister. I Naturvårdsverkets handbok Operativ tillsyn 2001:4 och i faktabladet Egenkontroll för C-verksamheter kan du läsa mer om hur systemtillsyn kan utföras, se länk.
Detaljtillsyn
Detaljtillsyn, även kallad traditionell tillsyn, sker oftast på plats och är en viktig del av kontrollen.
Verksamhetens regelefterlevnad är i fokus. Här granskas att tillämpliga förordningar, föreskrifter, villkor och föreläggande om försiktighetsmått efterlevs samt att verksamhetens provtagningar mm är utförda på sådant sätt att resultaten är tillförlitliga. Vidare granskas tillsynsobjektets direkta påverkan på miljön och att skäliga försiktighetsmått har vidtagits. Detaljtillsyn kan göras av hela verksamheten, eller delar av den.
Information
Information eller råd som lämnas för att åstadkomma lagefterlevnad och som adresseras till exempelvis en eller flera verksamhetsutövare kan räknas som operativ tillsyn. Sådan information kan till exempel lämnas när en ny regel, som berör många företag eller många enskilda personer, införts. Då kan det vara mer resurseffektivt att informera om att regeln finns och vad den innebär, än att genomföra tillsynsbesök. Den kan till exempel skickas ut skriftligt till en vid krets av mottagare eller lämnas vid särskilda informationsmöten.
Att kontrollera och ge råd
Miljöbalken är en ramlag, som i många fall lämnar stort utrymme för tolkning. Vad är egentligen bästa möjliga teknik som är ekonomisk rimlig på en viss verksamhet? Vad är tillräcklig dokumentation av egenkontrollen? Forskning har visat att det finns olika strategier för att hantera det stora handlingsutrymmet som detta ger.
Vid till exempel ett tillsynsbesök kan det i praktiken vara svårt att avgöra vad du som inspektör kan ge råd om, eftersom du även ska kontrollera om försiktighetsmåtten uppfyller miljöbalkens regler. En tumregel är att undvika att ge råd om vilken teknisk lösning som ska väljas eller skyddsåtgärd som ska vidtas. Det är lättare att ge råd om hur verksamhetsutövaren metodiskt kan gå till väga för att komma fram till vilka åtgärder som kan vara lämpliga att vidta för att åstadkomma lagefterlevnad. Det samma gäller synpunkter i formen ”ni kan också behöva tänka på XXX”.
Fråga på rätt sätt
En central del i tillsynen är att få fram information från verksamhetsutövaren genom att fråga. Här hittar du information om hur du kan tänka när du utformar dina frågor, till exempel vid ett tillsynsbesök.
För att få så informativa svar som möjligt ska du använda öppna frågor. En öppen fråga är fokuserad och neutral. Det ska inte gå att gissa sig till vad svaret är utifrån hur frågan är ställd. Öppna frågor kan inledas med vad, hur, varför och vilka. När, var och vem preciserar frågan.
Exempel: Vilka risker har ni i er verksamhet?
Vad gör ni när larmet för bräddning av avloppsvattnet går på natten?
Båda frågorna är öppna frågor, men med olika preciseringsgrad. Alla frågor skickar signaler om vad man förväntar sig från den man frågar. Det kan därför vara bra att inleda med ”breda” frågor och specificera frågorna allt eftersom. Nedan följer ett exempel på en frågekedja.
- Vilka risker har ni i er verksamhet?
- Hur hanterar ni dem?
- Vad händer om en kemikalieförpackning börjar läcka?
Dessa frågor skickar signalen: Ni ska veta vilka risker som finns i er verksamhet. Ni ska veta hur ni hanterar dem. Ni ska vidta försiktighetsmått för att undvika att det uppstår olägenheter om kemikalieförpackningar börjar läcka. Fokus blir på syftet med åtgärden istället för på själva tekniklösningen.
Samtliga frågor ovan kräver också ett visst mått av resonemang från verksamhetsutövarens synvinkel. De går inte bara att svara ja eller nej på.
Samtliga frågor ovan är öppna frågor. ”Har ni pluggat avloppen?” är ett exempel på en stängd fråga. Den går att svara bara ja eller nej på. Den skickar signalen: Ni borde plugga avloppen. I praktiken kan det ju finnas andra tekniska lösningar på samma problem, som i just det här fallet hade fungerat. Stängda frågor kan vara bra att använda om du som inspektör vill kontrollera om du har uppfattat något på rätt sätt.