Under tiden en åtgärd genomförs så behöver vi kunna följa upp hur det går. Detta för att tidigt kunna uppmärksamma om något inte går som planerat. Om tidsplanen inte följs, kostnaderna skenar i väg eller om det sker andra förändringar kan det påverka förutsättningarna för stöd. Om stödmottagare håller Naturvårdsverket underrättade under projektets gång så kan överraskningar vid slutrapporteringen undvikas.
När åtgärden löper på som planerat är det framför allt länsstyrelsen du kommer att ha kontakt med. I annat fall måste du kontakta Naturvårdsverket, se "Om allt inte går enligt planerna" nedan.
På webbsidan "Vad händer efter beslut om stöd" får du en överblick över hela processen efter bifallsbeslutet.
Att lägesrapportera
Lägesrapporter skickas in under tiden åtgärden pågår och är viktiga för att redovisa hur det går och att åtgärden fortlöper enligt plan. Ni kommer att få en påminnelse när det börjar bli dags.
Lägesrapporterna ska skickas till er länsstyrelse var sjätte månad från och med åtgärdens startdatum. Vid korta genomförandetider och när det gäller vissa icke-publika laddstationer krävs ingen lägesrapport. Vad som gäller för just dig framgår av ditt beslut.
Den första lägesrapporten ska innehålla en tid- och aktivitetsplan för genomförandet av åtgärden. Till lägesrapporten ska ni även bifoga redovisningsunderlag i form av exempelvis utdrag ur huvudbok eller verifikationslistor som visar upparbetade kostnader. På blanketten för lägesrapportering framgår vilka uppgifter och underlag som ska lämnas in.
Lägesrapporten granskas och godkänns när de är kompletta och uppfyller villkoren i beslutet. Du kommer inte att meddelas när rapporten är godkänd.
Har ni frågor under åtgärdens genomförande så ska ni i första hand kontakta er länsstyrelse.
Om allt inte går enligt planerna
Ibland går inte allt enligt plan. Det kan till exempel vara så att stödmottagaren kommer fram till att en annan teknisk lösning eller omfattning skulle vara bättre, eller att åtgärden blir dyrare än planerat, lönsamheten eller organisationsuppgifterna behöver ändras eller att projektet helt enkelt inte kommer att genomföras.
Den vanligaste förändringen är att tidsplaneringen spricker. I beslutet om stöd finns ett sista datum för åtgärdens slutförande. I regel är det samma datum som angetts i ansökan. Det är detta datum som gäller. Om det blir förseningar som kan komma att påverka åtgärdens slutdatum så måste du ansöka om förlängning. Om det finns rimliga skäl till att man behöver ett nytt slutdatum kan du få ett ändringsbeslut med nytt slutdatum.
Ändringar ska så snart som möjligt meddelas Naturvårdsverket. Det gör du enklast genom att skicka e-post till Naturvårdsverket med kopia till din länsstyrelse. Om det handlar om mindre ändringar och du ändå snart ska lägesrapportera så kan du avvakta till nästa rapporttillfälle.
Att slutrapportera
Slutrapporten behövs för att vi ska kunna se att en åtgärd genomförts som planerat, vilka kostnaderna blev och andra eventuella förändringar som kan påverka förutsättningarna för stöd. Utan en slutrapport kan Naturvårdsverket inte fastställa de stödberättigande kostnaderna och storleken på det slutliga stödet. Om det skulle visa sig att åtgärden blivit billigare än beräknat så kan det i vissa fall bli aktuellt med återkrav av redan utbetalt stöd.
Slutrapporten syftar också till att följa upp avslutade åtgärder för att kunna se om stödet har avsedd effekt.
Alla åtgärder ska slutrapporteras senast tre månader efter åtgärdens slutdatum. Slutrapporten ska vanligtvis skickas till din länsstyrelse. Vissa icke-publika laddningsstationer med beslutsdatum under 2018 skickas dock skickas direkt till Naturvårdsverket istället. Dessa har också en egen blankett för redovisning. I det fall slutrapporten ska skickas direkt till Naturvårdsverket framgår det av ditt beslut.
Länsstyrelsen granskar slutrapporten och kan be om kompletteringar eller förtydliganden. När rapporten är komplett och alla underlag finns med skickar länsstyrelsen vidare rapporten till Naturvårdsverket. Därefter granskar Naturvårdsverket uppgifterna och länsstyrelsens yttrande. Slutligen beslutas om slutligt stöd och slututbetalning eller återkrav. Beslutet skickas ut till huvudmannen hos stödmottagaren.
På blanketten för slutredovisning framgår vilka uppgifter och underlag som ska lämnas in. Hur redovisningen ska gå till beskrivs också i beslutet för respektive projekt. Handlingar som styrker investeringskostnaderna ska alltid bifogas (som regel fakturor och betalningsbevis). Om stödmottagaren fått mer än 500 000 kronor i stöd ska även ett revisorsintyg skickas med. Det framgår av villkor i beslutet vad revisorn ska granska.
Utbetalningar
Vissa stödmottagare ska få en utbetalning av stöd när den första lägesrapporten är godkänd och de flesta får en utbetalning av resterande stöd när slutrapporten är godkänd. Enligt 19 § klimatklivsförordningen får högst 75 procent av stödet betalas ut innan en åtgärd har slutförts. Därför kan det kvarvarande stödet betalas ut först när slutredovisningen för åtgärden har godkänts.
Om en stödmottagare inte läges- eller slutrapporterar i tid kan Naturvårdsverket besluta om att stöd inte ska betalas ut eller om att kräva tillbaka stöd som redan har betalats ut.